Fotografia, vídeo i RGPD en esdeveniments corporatius europeus: guia pràctica

Aquest article és una guia educativa general, no assessorament legal. Cada organització ha de confirmar el seu enfocament específic amb el seu propi delegat de protecció de dades o el seu advocat de referència.

El RGPD ha fet cautelosos els organitzadors d'esdeveniments corporatius amb la fotografia i el vídeo. Part d'aquesta cautela està justificada; bona part es basa en malentesos sobre el que la regulació realment exigeix. Aquest text resumeix com solen gestionar el consentiment els esdeveniments que cobrim a Europa.

El RGPD tracta en general la imatge d'una persona identificable com a dada personal. Capturar, emmagatzemar i publicar aquesta dada requereix una base legal. En esdeveniments corporatius, les dues bases legals que solen aplicar-se són el consentiment i l'interès legítim. Totes dues són perfectament viables; cap és un bloqueig insalvable.

El model més net per a esdeveniments corporatius tancats és el consentiment incorporat a les condicions d'assistència: en inscriure's i assistir, l'assistent reconeix que es produirà foto i vídeo amb ús promocional propi de l'organitzador.

Fins i tot quan el consentiment està incorporat a les condicions d'entrada, la bona pràctica continua sent mostrar un cartell visible a l'accés i oferir un marcador d'opt-out el dia de l'esdeveniment — una polsera o clip de color específic que l'equip de producció té instruccions expresses de respectar a tota la cobertura.

En esdeveniments sense flux d'inscripció nominal, el model més viable sol ser l'interès legítim: una avaluació documentada de l'organitzador juntament amb un avís clar a la seu indicant que l'esdeveniment s'està fotografiant i gravant per a ús promocional i de comunicació de l'organitzador.

Aquest és exactament el patró sota el qual operen avui la majoria de grans fires i congressos europeus, inclosos els que se celebren en recintes com Fira Barcelona o IFEMA Madrid.

Els ponents a escenari, els directius que intervenen en públic i els representants identificats solen tractar-se de manera diferent dels assistents generals: la seva aparició és intencionada i consta en programa. Tot i així, la bona pràctica és incloure una clàusula específica de fotografia i vídeo a l'acord signat amb el ponent abans de l'esdeveniment.

Els arxius de treball s'han d'emmagatzemar en discos xifrats amb control d'accés, retenir-se només el temps estrictament necessari i no reutilitzar-se silenciosament per a altres finalitats o campanyes posteriors. Un proveïdor de producció raonable pot entregar un document breu descrivint com tracta el material de l'esdeveniment i en quin termini l'elimina.

El RGPD no és una raó per deixar de fotografiar esdeveniments corporatius europeus. És una raó per planificar bé el flux de consentiment, avisar amb claredat els assistents, oferir una via d'opt-out real i tractar els arxius amb responsabilitat. Tot això és perfectament compatible amb una imatge corporativa d'alta qualitat. Confirma el teu enfocament específic amb la teva assessoria legal abans de l'esdeveniment.